10 วิธีจัดเอกสารให้เป็นระเบียบ ไม่รก ไม่หาย หาง่าย!!

          เอกสารพอพูดถึง ก็คือ กระดาษที่มีสาระสำคัญอยู่ในนั้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารของหน่วยงานต่างๆ บริษัทห้างร้าน หรือแม้แต่บ้านของเราเอง การจัดเอกสารคือสิ่งที่ต้องทำให้เป็นระบบระเบียบ เพราะอาจจะเกิดปัญหาที่ต้องใช้เอกสารนั้น แต่กลับหาไม่เจอ ก็ต้องเสียเวลาในการหาเอกสารอีก บางทีจนต้องไปแจ้งหาย เพราะลืมไม่รู้ว่าเก็บไว้ที่ไหน พอได้เอกสารมาใหม่แล้วกลับหาเจอ เรื่องนี้จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไปเมื่อเอาวิธีที่เราเอามาฝากไปใช้ในการจัดเอกสารกันค่ะ

1. เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสารซึ่งจะต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัดเก็บเอกสารได้ทันที เมื่อกระบวนการทั้งหมด เสร็จสิ้น ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะนั้นอาจต้องเสียเวลามาจัดการ ใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ามีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่างๆ

2. จัดการกับเอกสารในทันทีที่ได้รับ จริงๆแล้ว วิธีจัดการกับเอกสาร ที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่คุณได้รับเอกสารนั้นมา ให้คุณจัดการกับมันโดยทันที เช่น หากเป็นจดหมาย อ่านทันที หากมีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้ หากไม่มีอะไรก็ทิ้งได้ ใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ ได้รับมาแล้ว จัดการทันที จากนั้นก็เก็บเข้าแฟ้มไป หากจำเป็นต้องเก็บ หรือทิ้งไปหากไม่จำเป็น การจัดการกับเอกสารในทันทีที่เห็นนั้น จะลดปริมาณกระดาษในบ้านลงได้อย่างเห็นได้ชัด

3. แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด ควรเริ่มจัดการกับกล่องใบแรกก่อน โดยต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นสองประเภท คือ เอกสารที่ยัง อยู่ระหว่างปฏิบัติงาน อันได้แก่ ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระ ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ผ่านการพิจารณา ฯลฯ และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้ว อย่างเช่น เอกสารที่ ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมายและ ผลประโยชน์ที่กล่าวไปในข้อก่อนหน้าด้วย หลังจากแบ่งเอกสารเป็นสองประเภทข้างต้นแล้ว ก็ต้องจัดหมวดหมู่ ของเอกสารเหล่านั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ หมวดการจำหน่าย ฯลฯ และแยกย่อยลงไปจนเรียกได้ว่าย่อยที่สุด เช่น ในหมวด การเงิน ก็จะมีพวกใบเสร็จต่างๆ

4. จัดเรียง เมื่อแยกเป็นประเภทย่อยที่สุดแล้ว ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำกับวันและเวลาอีกครั้งหนึ่ง เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องหยิบมันมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก อาจจัดเรียงรายการใน หนึ่งวันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่นๆที่ระบุไว้ในเอกสารดังกลว่าวเพื่อให้ สะดวกในการค้นหาและเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

5. จัดเข้าแฟ้ม การแยกเอกสารได้เสร็จสิ้นแล้ว ต่อมาสิ่งที่จำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม โดยควรแยกให้ ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆเพียงอย่างเดียว แต่ทั้งนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว ขนานที่หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด การใช้วิธีแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆ ยังอาจเป็นอีกทางเลือกที่ดี หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วอาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้มาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษ เพื่อแยกเอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และติดฉลาก หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการ เอกสารที่สันของแฟ้มเพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไรโดยไม่จำเป็นต้องเปิดดู

6. เก็บเข้าที่ ควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ หรือนานๆจะเอามาอ้างอิงสักครั้งไว้ด้านล่างสุด หรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆไว้ในระดับสายตา หรือระดับที่หยิบมาใช้ได้ง่าย ส่วนเอกสาร สำคัญและข้อมูลความลับต่างๆ ควรจัดเก็บในที่เฉพาะที่มีการป้องกัน เช่นตู้นิรภัย หรือลิ้นชักทั่วไปที่สามารถล็อคได้ ส่วนหลักการจัดเรียงนั้นก็อาจจัดเรียงแฟ้ม ตามลำดับอักษรที่ใช้ทั้งไป โดยเรียงจากซ้ายไปขวา ข้อควรคำนึงก็คือไม่ควรเอาหนังสือหรืออะไรที่ไม่เกี่ยวข้องมาวางปะปนในชั้น เพราะอาจทำให้เกิดความสับสนได้ในภายหลัง

7. คัดแยกว่าสิ่งไหนควรเก็บ สิ่งไหนควรทิ้ง เอกสารที่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ เช่นพวกเอกสารจารบัตรเครดิต เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี ต้องแยกออกจากเอกสารแจก หรือจดหมายทั่วๆไป ถ้าจะให้ดีควรแยกประเภท และกำหนดระยะเวลาที่มีความจำเป็นต้อ้งเก็บ เช่น ต้องเก็บนานเป็นปี หรือเก็บไว้ยืนยันการชำระเงินแค่เดือนสองเดือนเป็นต้น

8. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้ไปใช้งาน จะต้องใส่ "บัตรยืม" หรือ "แฟ้มยืม" ไว้แทนจนกว่าจะนำเอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน

9. เอกสารที่ใช้แล้วแต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง และไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยควรเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้หรือชั้นเก็บเอกสาร

10. ควรฝึกนิสัยนี้เป็นประจำตัวที่เราจะต้องทำทุกวัน โดยยึดเทคนิคดังต่อไปนี้
*เช็คตู้จดหมายเป็นประจำทุกวัน หรือทำให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ และอะไรที่ไม่สำคัญ ทิ้งได้ทันที
*หาพื้นที่สำหรับการเก็บจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน หรือที่ทำงานก็ตาม
*กำหนดเวลาสำหรับการจัดการกับกองเอกสาร ให้เป็นประจำทุกสัปดาห์

การจัดเอกสารให้เป็นระเบียบทำให้ง่ายต่อการค้นเอกสาร เมื่อต้องการจะใช้เอกสารนั้นๆ ก็สามารถนำมาใช้ได้เลย แถมการจัดเป็นระเบียบยังทำให้สถานที่นั้นๆดูสะอาดสะอ้าน บ่งบอกถึงลักษณะการทำงานและการจัดการที่ดี ส่งเสริมภาพลักษณ์ของหน่วยงานหรือตนเองได้ด้วย ค่ะ

เรียบเรียงโดย : Kaijeaw.com

« กลับ