5 จุดสำคัญที่มักถูกมองข้ามเมื่อ ออกแบบคลังสินค้า

โดยปกติแล้ว เมื่อนึกถึงคลังสินค้า เรามักจะนึกถึงอาคารทรงเหลี่ยมพร้อมหลังคา ที่ใช้สำหรับจัดเก็บสินค้า แต่ในความเป็นจริง เบื้องหลังอาคารทรงเหลี่ยมนี้มีอะไรมากกว่าที่คิด ทำให้เมื่อทำการออกแบบคลังสินค้า บางครั้งเรามองข้ามจุดสำคัญบางจุดไป ท้ายสุดส่งผลต่อกระบวนการทำงาน เกิดคอขวดในกระบวนการทำงาน และส่งผลกระทบต่อเป็นทอด และทำให้ขั้นตอนการทำงานต่างๆ ในคลังสินค้าไร้ประสิทธิภาพ ซึ่งหากเราปรับความคิดใหม่ และทำการบริหารจัดการคลังสินค้าและวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานโดยละเอียดตั้งแต่เริ่มต้น จะสามารถช่วยให้กระบวนการทำงานต่างๆ มีประสิทธิภาพและเพิ่มความสามารถในการทำงานของบุคลากรภายในคลังสินค้าได้อย่างไม่น่าเชื่อ

เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับการออกแบบและก่อสร้างคลังสินค้าในเชิงลึกมากขึ้น LM ได้พูดคุยกับ Mr. Tim Burger ผู้จัดการทั่วไป Solution Design & PMO ฝ่าย Business Development ประจำกลุ่มประเทศลุ่มแม่น้ำโขง (ไทย เวียดนาม กัมพูชา ลาว และเมียนมาร์) จากบริษัท CEVA Logistics เกี่ยวกับจุดผิดพลาดต่างๆ ในคลังสินค้าที่มักถูกมองข้าม

A Start in the Right Direction

Mr. Tim Burger

การออกแบบคลังสินค้าที่ดี ควรทำการออกแบบให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งในการออกแบบนั้น มีความซับซ้อนมากกว่าที่คิด Mr. Burger กล่าวว่า “ในการ ออกแบบคลังสินค้า มีขั้นตอนและรายละเอียดมากกว่าที่คิด เพื่อสร้างคลังสินค้าที่ทั้งมีประสิทธิภาพและตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยทั่วไป การ ออกแบบคลังสินค้า แบ่งออกเป็นสองประเภท โซลูชั่นแรกคือ การออกแบบคลังสินค้าใหม่ทั้งหมด โดยเริ่มตั้งแต่การวาดพิมพ์เขียว ซึ่งเราต้องนั่งคุยกับผู้ให้บริการคลังสินค้าที่เป็นเจ้าของที่ดินนั้นว่าลูกค้าต้องการคลังสินค้าลักษณะอย่างไร และออกแบบโซลูชั่นให้ตรงตามความต้องการนั้น (Build-to-Suit) และประเภทที่สองเป็นโซลูชั่นที่ได้รับความนิยมมากในไทยคือ โซลูชั่นการปรับคลังสินค้าที่ใช้งานอยู่ หรือคลังสินค้าที่สร้างเสร็จแล้ว สำหรับโซลูชั่นนี้ ลูกค้าต้องแจ้งข้อมูลต่างๆ ในคลังสินค้าให้เราทราบ อาทิ สินค้าที่จัดเก็บในคลังเป็นสินค้าประเภทไหน มีปริมาณเท่าใด มีการรับสินค้ามาจากต้นทางที่ไหน และจะจัดส่งทั้งไปและกลับไปยังที่ใด เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้จะมีผลต่อประเภทของรถบรรทุกที่ขนส่งสินค้าเข้าและออกจากคลังสินค้า เราจำเป็นต้องประเมินว่าจะวางรูปแบบการทำงานอย่างไร และวิเคราะห์ข้อมูลของสินค้าที่จัดเก็บและปริมาณสินค้าที่เข้าและออกจากคลังสินค้า เราจำเป็นต้องทราบข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน เพื่อทำการวิเคราะห์และคำนวณ จากนั้นจึงออกแบบโซลูชั่นของเราได้”

ซึ่งบางครั้งลูกค้าอาจมองข้ามปัจจัยสำคัญต่างๆ ไป ส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานในคลังสินค้า จากประสบการณ์ที่ให้คำปรึกษาด้านคลังสินค้าของ Mr. Burger มาดูกันว่า ข้อผิดพลาด ที่พบบ่อยมีอะไรบ้าง และจะขจัดหรือหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร

Top 5 Areas People Usually Overlook in Warehouse

1. Material Flows

“จากประสบการณ์การให้คำปรึกษาแก่ลูกค้า ปัญหาหลักที่เรามักพบคือ material flows หรือการไหลของวัตถุดิบในคลังสินค้า ในการออกแบบคลังสินค้านั้น การวางชั้นวางสินค้าและแพเล็ตภายในคลังสินค้าเป็นขั้นตอนที่ง่ายมาก แต่การจะจัดวางอุปกรณ์เหล่านี้ในคลังสินค้าอย่างไร เพื่อให้สอดคล้องกับการไหลของวัตถุดิบมากที่สุด นั่นเป็นความท้าทายที่แท้จริง คุณมักจะพบว่า ขั้นตอนการทำงานต่างๆ ในคลังสินค้าเกิดคอขวด ซึ่งมักจะส่งผลต่อเป็นทอดไปยังกระบวนการขั้นอื่น และกลายเป็นปัญหาใหญ่ในท้ายที่สุด ดังนั้น เมื่อทำการออกแบบคลังสินค้า คุณควรวิเคราะห์และประเมินกระบวนการทำงานทั้งหมดภายในคลังสินค้าให้ละเอียด เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานราบรื่นและไม่ติดขัดกัน เนื่องจากเมื่อถึงเวลาทำงาน ย่อมไม่มีใครอยากให้การจราจรของสินค้าขาเข้าและสินค้าขาออกต้องติดขัด ยิ่งเมื่อคลังสินค้าของคุณเป็นคลังที่มีสินค้าไหลเวียนในปริมาณมากและถี่ด้วยแล้ว หากมีการจัดการสินค้าไม่ดี บุคลากรภายในสินค้าย่อมเดินชนกันเกือบจะทุกครั้งแน่นอน ควรมีการออกแบบการไหลเวียนของสินค้าให้ดี รวมทั้งพยายามแบ่งพื้นที่การทำงานระหว่างบุคลากรและเครื่องจักรในคลังสินค้าออกจากกัน คุณควรออกแบบการไหลของวัตถุดิบภายในคลังสินค้าให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มแรก เพื่อให้กระบวนการทำงานต่างๆ ราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด” Mr. Burger กล่าว

2. Marshalling Area

เพื่อลดค่าใช้จ่ายและใช้พื้นที่ให้คุ้มค่าที่สุด คลังสินค้าส่วนใหญ่มักถูกออกแบบมาให้มีพื้นที่รวบรวมสินค้า (marshalling area) ที่เล็กมากกว่าปกติ ซึ่งนับเป็นแนวความคิดที่ไม่ถูกต้อง Mr. Burger กล่าวว่า “หลายคนมักคิดว่า วิธีลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานและการใช้พื้นที่จัดเก็บสินค้าและสินค้าคงคลังให้ได้มากที่สุดคือ การลดพื้นที่รวบรวมสินค้า ซึ่งเป็นพื้นที่ที่ใช้รอโหลดสินค้าขึ้นรถบรรทุก เนื่องจากลูกค้ามักประเมินความสำคัญของพื้นที่ส่วนนี้น้อยกว่าที่เป็น โดยลืมคำนึงถึงปริมาณสินค้าขาเข้าและขาออก เวลาในการปิดรับสินค้า การบริหารจัดการรถบรรทุกที่เข้ามารับสินค้า และช่วงเวลาที่มีกิจกรรมในคลังสินค้ามากกว่าปกติ ทั้งนี้ พื้นที่เข้ารับหรือส่งสินค้า เป็นพื้นที่ที่มีความสำคัญสำหรับคลังสินค้าทุกแห่ง เนื่องจากหากเกิดปัญหาในบริเวณนี้ อาจส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานอื่นภายในคลังสินค้าได้ อาทิ อาจมีแพเล็ตวางขวางบริเวณทางเดิน จำนวนสินค้าขาด ผลิตผลในการทำงานลดลง หรือคุณภาพของการทำงานลดลง และท้ายสุดปัญหาต่างๆ เหล่านี้ จะส่งผลต่อค่าใช้จ่ายและกำไรที่เกิดขึ้น”

Mr. Burger กล่าวเสริมว่า “พื้นที่รวบรวมสินค้าควรมีสัดส่วนประมาณ 15-20 เปอร์เซ็นต์ จากพื้นที่คลังสินค้า โดยขึ้นอยู่กับรูปแบบทางธุรกิจของลูกค้า แต่จากที่พบเห็นคลังสินค้าในทวีปเอเชียส่วนมากจะมีพื้นที่ประกอบสินค้าค่อนข้างเล็ก ผมมักเห็นพื้นที่ประกอบสินค้ามีขนาดเล็กมากกว่าสัดส่วนที่ควรจะเป็นครึ่งหนึ่ง และส่งผลให้มีสินค้ามากองในบริเวณนั้นมากเกินไป”

3. Infrastructure

แม้อาจดูเป็นจุดเล็กๆ และอาจไม่มีความสำคัญ แต่ใครจะรู้ว่าผู้ใช้บริการหลายรายเลือกใช้ชั้นวางสินค้าที่ใช้ในคลังสินค้าผิดประเภท และจัดวางชั้นวางสินค้าผิดตำแหน่งจากที่ควรจะเป็น “ผู้ใช้บริการหลายรายมักเลือกใช้ชั้นวางสินค้าผิดประเภท การเลือกใช้ประเภทของชั้นวางสินค้า ควรประเมินจากปัจจัยต่างๆ ซึ่งประกอบด้วยโครงสร้างธุรกิจ ขั้นตอนการหยิบสินค้า การไหลของวัตถุดิบ ปริมาณสินค้า ขนาดของสินค้า ตัวเลข SKU กฎระเบียบของอาคาร และค่าใช้จ่าย โดยความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง คือ การบริหารจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพต่ำ มีพื้นที่หยิบสินค้าที่ไม่เพียงพอ หรือการใช้ชั้นวางสินค้าผิดประเภท รวมทั้งวิธีการบริหารจัดการพื้นที่จัดเก็บสินค้า ซึ่งอาจส่งผลให้บุคลากรต้องเดินไปมาในคลังสินค้าด้วยระยะทางที่ไกลหรือมากเกินความจำเป็น ซึ่งแท้จริงแล้ว พวกเขาควรใช้เวลาในการเดินเท่าที่ควรเท่านั้น เพื่อให้ได้งานสูงสุด คุณย่อมไม่อยากให้พนักงานใช้เวลาในการปฏิบัติงานทั้งหมดกับการเดินไปมาทั่วคลังสินค้า เพราะนั่นจะส่งผลให้ได้ปริมาณงานน้อยลง ทำให้มีความต้องการจ้างบุคลากรเพิ่มมากขึ้น และใช้เวลาในการปฏิบัติงานมากกว่าเดิม” Mr. Burger กล่าว

4. Housekeeping

การดูแลความเรียบร้อยภายในคลังสินค้า ก็เป็นอีกหนึ่งจุดที่หลายคนมองข้าม เนื่องจากหลายคนคิดว่า หน้าที่การดูแลความเรียบร้อยคือการดูแลความสะอาดภายในคลังสินค้า แต่แท้จริงแล้ว หน้าที่นี้มีความสำคัญมากกว่านั้น Mr. Burger กล่าวว่า “การดูแลความเรียบร้อยในคลังสินค้า มีหน้าที่รวมถึงการคอยดูชั้นวางสินค้าต่างๆ ภายในคลังสินค้าว่ามีความเรียบร้อยและตรงตามมาตรฐานหรือไม่ แพเล็ตแต่ละชิ้นอยู่ตรงตำแหน่งหรือไม่ นั่นเป็นหน้าที่ของการดูแลความเรียบร้อยภายในคลังสินค้าเช่นกัน ซึ่งต้องคอยตรวจสอบว่าพื้นที่รวบรวมสินค้าอยู่ในระเบียบหรือไม่ ซึ่งนั่นก็เชื่อมโยงกลับมายังการวิเคราะห์การบริหารจัดการสินค้าในคลังอย่าง ABC Analysis ซึ่งปัญหาที่เราพบเจอบ่อยครั้งคือ ลูกค้ามีการวิเคราะห์ ABC Analysis ในคลังสินค้าจริง แต่มักจะวิเคราะห์ปีละครั้ง ซึ่งทำให้เกิดระยะห่างมากเกินไป เนื่องจากเมื่อลูกค้าทำการวิเคราะห์ข้อมูลในช่วงต้นปี นั่นหมายความว่าพอถึงช่วงสิ้นปี ข้อมูลและการทำงานต่างๆ ภายในคลังสินค้าก็เปลี่ยนแปลงไปแล้ว และทำให้ผลการวิเคราะห์ในช่วงต้นปี ย่อมไม่มีประสิทธิภาพกับคลังสินค้าในปัจจุบันแล้ว”

5. Technology should complement, not be a burden

“ความผิดพลาดที่มักพบเจอบ่อยครั้งคือ ลูกค้าลงทุนในเรื่องเทคโนโลยีโซลูชั่น แต่กลับไม่ได้ช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากเทคโนโลยีนั้นไม่มีความยืดหยุ่นต่อการทำงาน หรือไม่สามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่” Mr. Burger กล่าว “การปรับใช้เทคโนโลยีอัตโนมัติถือเป็นตัวอย่างที่พบเห็นได้บ่อย และสามารถช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพขึ้นได้หากใช้อย่างถูกวิธี แต่หากคุณปรับใช้เทคโนโลยีอัตโนมัติ โดยมีขั้นตอนที่ไม่เหมาะสม นั่นจะกลายเป็นการสร้างปัญหาในคลังสินค้าแทน ความยืดหยุ่นในการทำงาน ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ทุกคนควรนึกถึงเมื่อต้องการปรับใช้โซลูชั่นอัตโนมัติในคลังสินค้า ลูกค้าหลายรายเมื่อปรับใช้เทคโนโลยีอัตโนมัติแล้วก็เปลี่ยนกลับมาให้บุคลากรทำงานเช่นเดิม เนื่องจากมีประสิทธิภาพน้อยกว่า ไม่ก็เพราะค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงและไม่คุ้มค่า ทั้งการซ่อมบำรุง การดูแลระบบ และชิ้นส่วนอะไหล่ ซึ่งนั่นเป็นค่าใช้จ่ายแฝงที่ลูกค้าหลายรายไม่ได้คำนึงถึง นอกจากนี้ ระบบบริหารจัดการคลังสินค้าที่ดี ก็ถือเป็นปัจจัยสำคัญในคลังสินค้าเช่นกัน เพื่อช่วยบริหารจัดการสินค้าคงคลัง การบริหารจัดการบุคลากร และการรายงานคุณภาพของการทำงาน โดยควรเลือกและพิจารณาตั้งแต่ตอนเลือกระบบ เนื่องจากหากเลือกระบบที่ไม่เหมาะสมกับคลังสินค้า ก็อาจบริหารจัดการคลังสินค้าได้ไม่เต็มที่ จะเห็นได้ว่า ปัจจุบัน เทคโนโลยีถือเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับอุตสาหกรรมโลจิสติกส์และสำหรับ CEVA Logistics เทคโนโลยีก็เป็นอีกหนึ่งบริการที่เราเสนอและเป็นโซลูชั่นของเรา ผู้ใช้บริการควรเลือกใช้เทคโนโลยีที่ถูกต้องและเหมาะสมกับการทำงาน เพื่อให้ได้ผลิตผลและยกระดับการทำงานให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด” Mr. Burger กล่าว

Keep Reviewing and Improving

นอกเหนือจากจุดบกพร่องทั้งห้าจุดแล้ว Mr. Burger ยังแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการยกระดับและทำให้คลังสินค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมทั้งเป็นสถานที่ที่เป็นมิตรต่อการทำงานของพนักงานอีกด้วย “หลายครั้งเมื่อมีการออกแบบคลังสินค้า ผู้คนส่วนใหญ่มักให้ความสำคัญกับการมีพื้นที่จัดเก็บสินค้าที่มีขนาดกว้างที่สุด โดยลืมนึกถึงจุดสำคัญอื่นๆ อาทิ ที่จอดรถบรรทุก ที่สำหรับรถบรรทุกที่รอและขนถ่ายสินค้า โรงอาหาร หรือพื้นที่สำหรับพนักงาน ปัจจุบัน ผมเห็นคลังสินค้าหลายแห่งเริ่มมีการสร้างโรงอาหารให้กับพนักงานแล้ว คลังสินค้าในปัจจุบันเริ่มมีการปรับให้เป็นมิตรต่อการทำงานและอำนวยความสะดวกแก่บุคลากรมากขึ้น อีกหนึ่งทางเลือกในการใช้พื้นที่ใช้สอยให้คุ้มค่าที่สุดคือ การสร้างสำนักงานในรูปแบบที่เป็นชั้นลอย (mezzanine office) แทนที่จะสร้างสำนักงานภายในคลังสินค้าตามปกติ ก็ถือเป็นอีกทางเลือกที่ช่วยให้คุณใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูง สุดได้”

ทั้งนี้ คลังสินค้าอาจเป็นเพียงอาคารที่ใช้เพียงจัดเก็บสินค้า แต่ก็ไม่ใช่สถานที่ที่ควรถูกมองข้าม เนื่องจากการแก้ไขหรือพัฒนาบางจุดในคลังสินค้า เพื่อสร้างคลังสินค้าที่มีการบริหารจัดการที่ดี ย่อมส่งผลดีต่อกระบวนการทั้งหมดได้ การสร้างคลังสินค้าที่ดีต้องอาศัยกระบวนวิเคราะห์ ประเมิน และคอยปรับปรุงอยู่เสมอ การขอรับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญด้านคลังสินค้า ก็ถือเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่มีประโยชน์เช่นเดียวกัน นอกจากนี้ ผู้ใช้บริการคลังสินค้าควรให้บุคลากรทำการวิเคราะห์และตรวจสอบการทำงานภายในคลังสินค้าอยู่เป็นประจำ อีกทั้ง การเรียนรู้จากรูปแบบการสร้างคลังสินค้าจากต่างประเทศ ก็ถือเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ช่วยยกระดับการสร้างคลังสินค้าเช่นกัน Mr. Burger กล่าวว่า “ผมเริ่มเห็นผู้ให้บริการคลังสินค้าในปัจจุบันมีการปรับตัวกับแนวคิดใหม่ๆ เพิ่มมากขึ้น โดยมีการเรียนรู้จากต่างประเทศในแถบยุโรปและออสเตรเลีย ในแง่ของความปลอดภัยและมาตรฐานการปฏิบัติการ ซึ่งอาจต้องใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนและพัฒนาอยู่อีกหลายจุด แต่ก็ถือเป็นสัญญาณที่ดีว่าประเทศไทยกำลังพัฒนาไปในทิศทางที่ถูกต้องแล้ว”

บทความจาก : http://thai.logistics-manager.com

« กลับ